Praktijkvoorbeeld: Bedrijfsbreed EVC-traject voor Thales

thales_logoDefensiebedrijf Thales, gespecialiseerd in hoogwaardige technische apparatuur, wilde een bedrijfsbreed EVC-traject voor medewerkers op hbo-niveau. Op basis van goede ervaringen uit het verleden, vroeg Thales  in januari 2008 aan Windesheim om dit ambitieuze project uit te voeren.


Aanpak

De vraag van Thales vroeg om een Windesheimbrede aanpak. Windesheim is onderverdeeld in tien schools. Elke school heeft een eigen EVC-coördinator. Zij zijn verenigd in het netwerk van ECV-coördinatoren. Dat netwerk vormt een mooie basis voor de Windesheimbrede aanpak.

 

Uit de eerste gesprekken met Thales bleek dat de vraag schooloverstijgend beantwoord moest worden. De vraag betrof  vier schools:

  • Management & Law
  • Business & Economics
  • Engineering & Design
  • Information sciences

 

Ook had Thales EVC-vragen op het gebied van chemie en facilitaire dienstverlening. Windesheim heeft op dat terrein geen expertise in huis en zocht daarom samenwerking met andere hogescholen die dit gedeelte van het EVC-traject voor hun rekening konden nemen. Windesheim vervulde dus ook een makelaarsfunctie, om zo integraal te kunnen voldoen aan de vraag van Thales.

 

Thales heeft zich gedurende het project opgesteld als een meedenkende partner. Zowel voor Thales als voor Windesheim was deze geïntegreerde aanpak nieuw. Het werkt prettig als beide partijen gezamenlijk kijken naar goede oplossingen voor uitdagingen die zich gedurende het project voordoen.

 

Resultaten
Thalesmedewerkers konden zelf aangeven of ze een EVC-traject wilden volgen. Uiteindelijk hebben 107 medewerkers deelgenomen. Dit aantal was veel groter en de verdeling van deze EVC-trajecten was anders dan Windesheim en Thales bij de start van het project verwachtten. Zo was de vraag bij de School of Business & Economics lager dan verwacht en bij de School of Engineering & Design veel hoger.
Van de 107 deelnemers doen er nu 23 een scholingstraject bij Windesheim. De verdeling is als volgt:

  • School of Management & Law: 8
  • School of Engineering & Design: 6
  • School of Business & Economics: 4
  • School of Information sciences: 5

 

Dit project heeft ervoor gezorgd dat ECV’s echt zijn gaan leven bij de verschillende schools. Het heeft als een katalysator gewerkt om de organisatie klaar te maken voor (grote) EVC-trajecten. Ook heeft het geleid tot een verdere uniformiteit van de EVC-trajecten tussen de verschillende schools: voor de klant mag het uiteindelijk geen verschil maken in procedure en rapportage door welke school een EVC-traject is uitgevoerd. Alle betrokkenen waren overtuigd van het belang van dit project en hebben zich flexibel opgesteld.

 

Thales heeft aangegeven erg tevreden te zijn over hoe Windesheim dit project opgepakt heeft.

 

Geleerde lessen

  • De vraag van de klant moet goed worden afgestemd met de mogelijkheden binnen de hogeschool en wat deze kan en wil bieden.
  • Gedurende het traject krijg je pas goed zicht op de volledige omvang van de vraag. Dat vraagt om flexibiliteit van veel medewerkers.
  • Ben zo flexibel mogelijk,maar wees heel duidelijk over waar je grenzen liggen.
  • De directie moet ook flexibel zijn. Zo zijn voor dit project docenten van andere schools ingehuurd, en zijn de extra uren van docenten uitbetaald.
  • Leg in het contract vast wat de verantwoordelijkheden zijn van de opdrachtgever en van de school. Regel ook vooraf dat de projectleider regelmatig terug koppelt wat de stand van zaken is en aangeeft wanneer er aanvullende afspraken moeten worden gemaakt. Bijvoorbeeld wanneer de vraag veel groter of heel anders verdeeld is dan in eerste instantie gedacht.
  • Aangezien het EVC-vervolgonderwijs meestal is afgestemd op de EVC-procedure (en omgekeerd), is het verstandig om het hele (individuele) EVC-traject uit te besteden indien het vervolgonderwijs door een andere hogeschool verzorgd gaat worden. Dit voorkomt veel afstemmingsuren.
  • Bij grote projecten ben je met één EVC-coördinator per school kwetsbaar. Wanneer die coördinator uitvalt, moet je een achtervang hebben die goed op de hoogte is.
  • De klant heeft behoefte aan één aanspreekpunt bij de school. In dit project was dat in eerste instantie de EVC-coördinator van de School of Engineering & Design. Hij was dus naast EVC-coördinator van zijn eigen school ook de centrale contactpersoon voor Thales. Door de omvang van het project voor de School of Engineering & Design bleek deze dubbelrol lastig te combineren. Vandaar dat later gekozen is voor een contactpersoon die geen EVC-verantwoordelijkheid binnen een school heeft. Windesheim heeft besloten om een EVC-centrum op te zetten om schooloverstijgende EVC-trajecten te coördineren.
  • Dit project was niet kostendekkend. Deels omdat het een leerproces was met veel onderlinge afstemming en deels omdat het ging om een geïntegreerd EVC-project. Dit vraagt extra projectbeheersings- en afstemmingsuren. Maak dit duidelijk aan je klant en geef de meerwaarde van een geïntegreerd EVC-project aan ten opzichte van losse EVC’s per medewerker.

 

Quote
“Doe ons nog maar tien van dit soort projecten. We hebben zoveel van dit project geleerd.”

 

Contactpersonen
Dit e-mailadres is beveiligd tegen spambots, u heeft JavaScript nodig om het te kunnen bekijken
manager marketing en communicatie
038 469 9555

Dit e-mailadres is beveiligd tegen spambots, u heeft JavaScript nodig om het te kunnen bekijken
projectleider EVC
School of Engineering & Design
038 469 9814

Meer informatie

 

Inschrijven maandelijkse VoorhoedeNieuwsbrief




Deelnemers: