Praktijkvoorbeeld: EVC Online

 

 

anne_marie_christian-makEVC-kandidaten van de Hogeschool Rotterdam kunnen het EVC-traject sinds september 2009 online doorlopen met behulp van de digitale omgeving EVC Online. Geïnteresseerden kunnen ook een quickscan doen om snel een indicatie te krijgen of EVC voor hen interessant is. Anne Marie Christian-Mak, beleidsadviseur bij de Dienst Onderwijs en Kwaliteit, vertelt over deze nieuwe webomgeving.


Aanleiding
De Hogeschool Rotterdam heeft een generieke aanpak van EVC-procedures voor al haar opleidingen ontwikkeld. Zo krijgt elke opleiding een kader waarbinnen zij het EVC-traject voor hun opleiding inrichten, en kunnen zij gebruik maken van diverse materialen die hogeschoolbreed zijn ontwikkeld. Bij de ontwikkeling van deze hogeschoolbrede aanpak ontstond al snel het idee om ook de organisatorische en administratieve kant van EVC-trajecten centraal te organiseren. Op deze manier is er voor kandidaten één loket, en kunnen opleidingen zich vooral richten op de inhoudelijke begeleiding en beoordeling van EVC-kandidaten.


In het HBO platform EVC, georganiseerd door het landelijke Kenniscentrum EVC en de Projectdirectie Leren & Werken, hoorde de Hogeschool Rotterdam over EVC Online. De Hogeschool van Amsterdam heeft dit systeem laten ontwikkelen. EVC Online leidt EVC-kandidaten stap voor stap door het EVC traject en ondersteunt de communicatie tussen de kandidaat en de hogeschool. Omdat de omgeving van de Hogeschool van Amsterdam goed aansloot op de wensen van de Hogeschool Rotterdam zijn zij met de ontwikkelaar om tafel gaan zitten om het systeem door te ontwikkelen naar een Rotterdamse versie.


Opzet van het systeem
EVC Online is een webomgeving die te benaderen is via de website van de Hogeschool. De omgeving ondersteunt EVC-kandidaten bij het doorlopen van alle stappen van het EVC-traject. Zo kan een kandidaat via EVC Online, een quickscan doen, zich aanmelden voor een voorlichtingsbijeenkomst, zich aanmelden als EVC-kandidaat, een afspraak maken voor het intakegesprek, het portfolio digitaal opbouwen, etcetera. Hieronder worden alle stappen van het EVC-traject beschreven:


1. Aanmelding
Geïnteresseerden voor een EVC traject kunnen zich via EVC Online aanmelden voor de opleiding van hun keuze. De aanmelding komt binnen in de backoffice van EVC Online, die centraal wordt beheerd door het EVC centrum van de Hogeschool. 


2. Reactie op aanmelding
Een medewerker van het EVC Centrum beoordeelt of de aanmelding volledig is en of deze in aanmerking komt voor EVC. Eventueel neemt een adviseur contact op om verdere vragen te stellen.


3. Afspraak maken met EVC begeleider
Nadat de aanmelding is goedgekeurd krijgt de geïnteresseerde per e-mail een uitnodiging om zelf via EVC Online een tijdstip te reserveren voor een intakegesprek met een EVC begeleider.


4. Intakegesprek
Tijdens het intakegesprek wordt de persoonlijke situatie en ervaring van de kandidaat besproken en wordt informatie verstrekt over het verdere verloop van het EVC traject. Aan het eind van dit gesprek beslist de geïnteresseerde definitief of hij/zij verder gaat met het EVC traject door het al dan niet ondertekenen van het EVC contract.


5. Betaling
Nadat het EVC contract is ondertekend is de kandidaat verplicht tot betaling van de kosten voor het EVC traject. Nadat de betaling is ontvangen wordt de geïnteresseerde officieel EVC kandidaat. Er wordt gestart met het samenstellen van het portfolio.


6. Portfolio samenstellen
Via EVC Online stelt de kandidaat zijn portfolio samen. In het portfolio beschrijft deze zijn/haar leer- en werkervaring en geeft een zelfbeoordeling voor alle competenties. Het portfolio wordt onderbouwd met bewijzen, zoals certificaten, beroepsproducten, beoordelingen, etc. Het samenstellen van een portfolio is een lastige klus. Daarom kan de kandidaat gebruik maken van groepsbijeenkomsten waarbij EVC begeleiders aanwezig zijn.


7. Gereedmelding portfolio
Als de kandidaat tevreden is over het portfolio meldt hij/zij deze gereed. De EVC begeleider beoordeelt dan of het portfolio volledig en van voldoende kwaliteit is om beoordeeld te worden door de assessoren. Zodra het portfolio is goedgekeurd door de EVC begeleider, wordt door het EVC centrum een datum gepland voor de beoordelingsdag.


8. De beoordelingsdag
Tijdens de beoordelingsdag voert de kandidaat met twee assessoren een gesprek over het portfolio. Daarnaast maakt de kandidaat een casus die typerend is voor het werkveld van de opleiding waarvoor hij/zij het EVC-traject volgt. Indien de kandidaat nog niet voldoet aan de officiële toelatingseisen voor het HBO maakt hij/zij ook nog een toelatingstoets.


9. Concept EVC-rapportage
De assessoren stellen op basis van hun bevindingen een EVC-rapportage op. Uiterlijk tien werkdagen na de beoordelingsdag kan de kandidaat de concept EVC-rapportage inzien via EVC Online. Tot vijf werkdagen nadat de concept EVC-rapportage is ontvangen, kan de kandidaat telefonisch toelichting vragen op de rapportage, of feitelijke onjuistheden melden.


10. Definitieve rapportage
Vervolgens wordt de EVC-rapportage definitief vastgesteld. De kandidaat kan deze inzien via EVC Online, en ontvangt ook een exemplaar per post op het huisadres.


Bij alle bovengenoemde stappen geldt dat mocht er vanuit de kandidaat behoefte zijn aan persoonlijk contact altijd contact kan worden opgenemen met het EVC centrum of de eigen EVC begeleider.


Voorlichting
Geïnteresseerden in een EVC-traject kunnen in EVC Online een Quickscan maken. Dit is een korte vragenlijst waarmee men een indicatie krijgt van de kans dat een EVC-traject erkenning van (een gedeelte van) de competenties oplevert. De vragen in de Quickscan hebben betrekking op de duur en inhoud van de opgedane werkervaring. Mocht de kandidaat na het maken van de Quickscan en het lezen van de informatie over EVC op de website nog vragen hebben, dan kan hij zich aanmelden voor een voorlichtingsbijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst geeft de hogeschool algemene informatie over EVC bij de Hogeschool Rotterdam en is er de mogelijkheid om persoonlijke vragen te stellen.


Resultaten
EVC online is sinds half september van 2009 in gebruik. Tot nu toe is een EVC-traject nog maar voor een beperkt aantal opleidingen van de Hogeschool Rotterdam mogelijk. Zodra nieuwe opleidingen een EVC-traject gaan aanbieden gaat EVC Online ook deze opleidingen ondersteunen. De Hogeschool heeft tot nu toe nog niet veel bekendheid aan het systeem gegeven. De eerste kandidaten hebben zich echter al wel gemeld.


De eerste ervaringen met het gebruik van EVC Online zijn positief. Het EVC centrum krijgt via EVC Online direct een melding wanneer nieuwe kandidaten zich aanmelden en kan precies volgen in welke fase van het traject een kandidaat zich bevindt. Ook de begeleiders en assessoren zijn positief: zij vinden het systeem erg gebruiksvriendelijk en overzichtelijk, en vinden het prettig via het systeem direct alle informatie in te kunnen zien over kandidaten waarmee zij een gesprek voeren. Met deze eerste ervaringen zal de Hogeschool het systeem de komende maanden evalueren en waar nodig bijstellen.


Tips bij de ontwikkeling
Mocht u ook overwegen een webomgeving te ontwikkelen die de organisatorische en administratieve processen rondom EVC ondersteunt, dan kan de Hogeschool Rotterdam de volgende tips meegeven:

 

  • Zorg dat je van te voren al hebt vastgesteld uit welke stappen het EVC-traject bestaat, en welke personen welke rol hebben bij de uitvoering.
  • Je moet veel teksten en input zelf aanleveren aan de ontwikkelaar. Reserveer hiervoor voldoende tijd.
  • Onderhoud nauw contact met de ontwikkelaar om na te gaan of alles nog volgens de wensen en eisen verloopt.
  • EVC Online vormt een prima basis, maar kan bovendien aangepast worden aan de specifieke wensen van de onderwijsinstelling

Contactgegevens
Wanneer u meer wilt weten over EVC Online van de Hogeschool Rotterdam dan kunt u contact opnemen met:

  • Anne Marie Christian-Mak
    Dienst Onderwijs en Kwaliteit
    Dit e-mailadres is beveiligd tegen spambots, u heeft JavaScript nodig om het te kunnen bekijken
    Tel: 010-794 5200

Quote
Anne Marie: “EVC Online is een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk systeem dat veel administratieve rompslomp uit handen neemt!”


Meer informatie

Inschrijven maandelijkse VoorhoedeNieuwsbrief




Deelnemers: